貸会議室
「よくあるご質問」
予約について
会議室の空室状況は、会議室予約ホームページ「京都経済センター（中小企業応援センターフロア）会議室予約システム」でご確認いただけます。ホームの「利用条件から検索する」で検索して「□予約可」と表示される時間区分が空室です。ご予約は、このホームページから手続きをお願いします。空室状況の確認、ご予約手続き、いずれについてもお電話ではお受けしていません。
【会議室ご使用日直前の場合】会議室準備の都合上、会議室ご使用予定日の２日前 正午以降、ホームページからご予約手続きができなくなります。空き状況もホームページで見ることができなくなります。会議室ご使用予定日２日前 正午を過ぎてから空き状況確認やご予約をいただく場合は、お電話でお問い合わせください。
令和４年８月から、平日に限り会議室のウォークイン使用（短時間使用）ができるようになりました。申込みは使用当日に４階管理事務所で受付けさせていただきます。
当日空いている会議室について１時間単位でご使用いただけます。
会議室使用日が同一の年月日である場合は、最大５室まで同時に予約できます。会議室使用日が異なる場合は、同時に予約することはできません。
会議室使用日の１年前の日から予約可能です。
予約された貸出区分（午前・午後・夜間）の開始時刻より20分前に会議室を解錠しますので、この20分間を加えた所定の時間区分内に準備・あと片づけを含め全使用を完了していただく必要があります。この時間を超える使用については、次のとおりです。
◇予約される貸出区分が「午前」（9:00～12:00）を含む場合は、事前に予約して、１時間早く8:00から使用することができます（割増料金）。会議室の予約手続きの際、本来の貸出区分と同時に予約することができます。なお、１時間早く使用開始する場合は8:00解錠となります。
◇その他の時間延長については、事前に予約することはできませんが、当日の貸出状況によって1時間の時間外使用（割増料金）が可能となる場合があります。当日、管理者までお問い合わせください。なお、時間延長の発生が確実で事前に会議室を確保する必要がある場合は、通常の貸出区分（午前・午後・夜間）を加えて予約してください。
仮予約はできません。通常の会議室予約（申込み手続き）をしていただくほかありませんが、その後、会議室予約が不要になった場合、会議室使用日の31日前を過ぎてキャンセル申請されるとキャンセル料が発生しますので、ご注意ください。
予約の「変更」という手続きはありませんので、新たに必要になる会議室をご予約いただき、次に不要になった会議室をキャンセルしていただくことになります。その際、当初に予約された会議室使用日の31日前を過ぎてキャンセルされるとキャンセル料が発生します。ご予約済み会議室をより大きなお部屋に変えるために会議室をキャンセルされる場合など、詳しくは管理者までお問合わせください。
対象の会議室が利用されていない時間帯に限り所要時間３０分以内で、会議室の下見や内覧、当日使用する備品の接続等をしていただくことができます。直前に予約が入り会議室が利用される場合は下見等ができませんので、下見日時を予めお約束することはできません。下見をご希望の際は、まず管理者までご連絡ください。
次のいずれかの方法により、「予約申込日と同日」のうちに「申込みの取消」をお申し出いただいた場合は、予約申込がなかったものとして取り扱います。この場合、キャンセル料は発生しません。
(1) WEB「会議室キャンセル申請」の手続きにより申し出いただく。
→ ホームページの「会議室のキャンセル」から
(2) メール、FAXにより予約番号を明記し取消の旨をお知らせいただく。
変更はできません。予約時に入力いただいたメールアドレスは、ホームページ上で予約申込のほか備品変更や会議室キャンセルをいただく際のログイン・アカウントとして使用されているためです。どうしても変更が必要な場合は、予約済み案件をいったんキャンセルして、再度、新たなメールアドレスにより予約をし直していただく必要があります。
専用予約サイトで予約手続きを完了すると、予約時に入力いただいたメールアドレスあてに「申込受付確認メール」が自動返信されます。予約手続き完了後、暫く待ってもメールが届かない場合は、入力いただいたメールアドレスが誤っていた可能性が高いと思われます。管理者までお問合せください。
予約の時間区分について
自動的には適用されません。先の「午前・午後」使用とは別の新たな予約として「夜間」使用が加わりますので、会議室使用料の金額も午前、午後、夜間の各料金の合計額となります。「全日」料金の適用を受けるためには、改めて「全日」使用としてご予約いただく必要があります。 なお、その際、ご予約済み「午前・午後」使用のキャンセルを行う時期によってキャンセル料が発生する場合があります。それについては、こちらをご覧ください。＞Q.予約の変更（会場・日にち）はできますか。
会議室の使用時間には会場準備・あと片づけに要する時間を含み、前後の使用時間超過は原則として認めませんので、あと片づけも含めて17時に終了いただきますようご計画をお願いします。なお、あと片づけがどうしても17時を過ぎる場合については、こちらをご覧ください。
＞Q.当日の使用時間を延長することはできますか。
会議室の使用時間は、貸出区分を単位として次のとおりです。
午前／9:00～12:00 午後／13:00～17:00 夜間／18:00～21:30 午前・午後／9:00～17:00
午後・夜間／13:00～21:30 全日／9:00～21:30
従って、12時からご使用いただくためには、「午前・午後」（夜間を含む場合は「全日」）を予約していただく必要があります。
なお、会議室の解錠は、予約された貸出区分開始時刻の20分前に行います。
会議室の貸出区分「午前」の貸出時間は9:00から12:00までです。また、会議室の解錠は、予約された貸出区分開始時刻の20分前に行います。従って8:40から12:00の時間内に設営等準備を含めてご利用いただきますよう、ご計画をお願いします。
なお、この時間を超える使用については、こちらをご覧ください。
＞Q.当日の使用時間を延長することはできますか。
キャンセルについて
ホームページの「会議室のキャンセル」からキャンセル申請手続きをお願いします。なお、この手続き日が、予約された会議室使用日の31日前を過ぎている場合は、キャンセル料が発生します。
はい、できます。ホームページの「会議室のキャンセル」からキャンセル申請手続きをしていただく際、次の手順で進んでいただくと、キャンセルしたい一部の会議室や時間区分を選択する画面が表示されます。
①「会議室ご予約時のメールアドレス」を入力してログインする →②「キャンセルする会議を選ぶ」ページが表示される →③「キャンセルする会議を選択して次のステップに進んでください。（まだキャンセル実行にはなりません）」に従って、キャンセルしたい予約番号を選ぶ →④「次のいずれかを選んでください。〇すべての会議室をキャンセルする 〇一部の会議室をキャンセルする」に従って「一部の会議室をキャンセルする」を選び「進む」をクリックする。
ホームページからキャンセル申請された日が会議室使用日の31日前を過ぎると、次のとおりキャンセル料が発生します。
キャンセル申請日が使用日の30日前から16日前：20% 15日前から前日の場合：50% 当日の場合：100%
会議室使用料については返金いたします。次のことにご留意ください。
◇ホームページからキャンセル申請された日が会議室使用日の31日前を過ぎている場合はキャンセル料が発生しますので、返金額はこれを差し引いた金額となります。
◇いったん入金された備品使用料は返金いたしませんので、返金額はこれを差し引いた金額となります。
◇銀行口座振込み手数料は、ご予約者にてご負担いただきます。
キャンセル申請手続きの取り消しはできません。誤ってキャンセル申請された場合、手続きをした直後であれば、まずは管理者にお問合わせください。
なお、キャンセル手続きは、「ご予約者からのキャンセル申請」を受けて「管理者がキャンセル承認」して初めてキャンセルが成立します。ご予約者からのキャンセル申請手続きが完了しても、直ちに会議室予約がキャンセルされるわけではありません。
会議室について
ホームページ「会議室一覧」からご覧いただくことができます。現在、大小全20室をご用意しています。
3階フロアは、貸会議室、オフィスともにガラス張りの開放的な作りとなっていますが、すべてのガラス壁に天井から床まで届くロールスクリーンカーテンが備えられていますので、ロールスクリーンカーテンをお好みの高さまで下してご利用ください。完全に遮蔽する必要がある場合は、4階、6階の会議室のご利用をご検討ください。
6階の会議室6-B、6-C、6-Dは、相互にスライディングウォール（移動壁）で区切られていますので、〈6-Bと6-C〉、〈6-Cと6-D〉、〈6-Bと6-Cと6-D〉のように３通りにつなげて使用することができます。レイアウト等、詳しくはホームページ「会議室一覧」をご覧ください。なお、ご予約に際しては、必要な複数の会議室にチェックを入れて備考欄に「一体利用する」旨を付記していただくことで、１回の申込手続きにより同時にご予約いただくことができます。
床から天井まで約280cmとなりますが、正確な高さが必要な場合は、当該会議室で実測いただくことが可能です。
備品について
マイクについては、他のシステムと混線するおそれがありますのでお持ち込みを禁止しています。プロジェクター等お持ち込みが可能なものもありますので、具体的には事前に管理者までお問い合せください。
はい、有料による貸出備品は会議室ごとに予約していただく必要があります。その際、次のことにご留意ください。
◇会議室間で備品を移動して使用することはできません。
◇有料の貸出備品の使用料は１日を単位とした金額ですので、貸出時間の長短にかかわらず同じ料金になります。
◇予約済みの会議室について時間区分を追加する場合、同一の会議室で有料備品を重複予約しないようご注意ください。
ホームページの「備品の変更」から手続きをお願いします。ただし、次のことにご留意ください。
◇会議室利用日の10日前を過ぎると、有料備品予約のキャンセル（有料備品の予約総額が減額となる場合を含む）はできませんのでご注意ください。
◇いったん振り込まれた備品料金は返金しません。
備品利用状況に応じて可能な範囲で対応します。次のことにご留意ください。
◇手続きは、当日、管理者にお申し出いただき、紙様式の申込書へのご記入をお願いします。
◇当日に備品追加が行われた時は、使用日以降、請求メールを送付しますので追加料金の銀行振込みをお願いします。納付期限は請求書発行後10日となります。
◇備品の数量に限りがあるものについては、備品追加をお受けできない場合がありますのでご了承ください。
◇備品予約のキャンセル（有料備品の予約総額が減額となる場合を含む）はできません。また、いったん振り込まれた備品料金は返金しません。
ホワイトボード、演台などは会議室ごとに備え付けとなっていますので、原則として追加の貸出はできません。
大会議室では、壁４面のうち１面が白色のスクリーン壁になっていることから、ポータブルのスクリーンを使用することなく、このスクリーン壁に直接映し出すことができます。スクリーン壁がどの会議室に備わっているか、会議室のどの壁面がスクリーン壁になっているかについては、ホームページ「会議室一覧」をご覧ください。
会議室の使用について
ご予約された貸出区分の開始時刻20分前に解錠します。ただし、時間外使用をされる場合は、時間外使用の開始時刻に解錠します。
会議室扉は管理事務所が遠隔操作により解錠/施錠しますので、ご利用当日は、解錠時刻以降、ご予約の会議室に直接お越しいただき入室してください。
会議室内でお食事をとることはできますが、その場合、事前に所定の届け出をしてください。また、飲酒については会議、セミナー等開催後の交流会、懇親会等の場合には、実施予定状況を確認の上、判断いたしますので管理者までお問合せください。
なお、会議室ご利用者による会議室外（交流スペース、通路ソファー等）でのお食事はお断りします。
◇持ち込みの飲食物・容器等は、利用者に責任をもって処理していただきます。室内のほか京都経済センター館内のトイレや自動販売機設置場所等に放置されることがないよう、利用者において責任をもって対応してください。
◇机、椅子、床等を汚さないように会議参加者に徹底してください。仮に汚れることがあれば利用者にて美化対応をお願いします。
◇ゴミの放置・廃棄が確認された場合は、以降、会議室のご使用をお断りすることがあります。
管理者において会議室ごとに所定のレイアウトを定め（ホームページ「会議室一覧」に表示しています）、会議室のご使用開始前には机・椅子等を所定の位置に配置しています。ご予約者が実際に会議室を使用する際は自由なレイアウト変更が可能ですが、使用後は所定の位置に戻してください。（各会議室に所定のレイアウト図を置いています）
なお、このレイアウト変更は、ご予約の時間内に予約者ご自身により行っていただきます。また、机等をご使用にならない場合も、予約された会議室内で折りたたんで端に寄せるなどしてください。会議室外に撤去することはできません。
会議室ご利用者には無料のWiFi環境をご利用いただくことができます。ご利用に際してはパスワード（不定期に変更）が必要ですので、会議室ご利用の当日、総合受付（３階）または管理事務所（４階425号室）までお問合せください。
会議室外での看板設置や貼り紙はお断りします。
ただし、4階、6階の会議室については、貸会議室エリア入口部にホワイトボードを設置していますので、そちらに貼付いただくことは可能です。
会議室利用当日は、「デジタルサイネージ」「会議室フロア入口」「会議室入口ドアの横位置」に表示を行います。デジタルサイネージは、当ビルの２階ホワイエ、各階エレベーターホール等に設置されているデジタルサイネージで表示されます。
なお、表示内容については、ホームページで会議室予約をいただく際に入力された内容をそのまま表示します。表示内容の変更を希望される場合は、利用日の2日前（土日祝は算入しません）までに、管理者までご連絡ください。
当該会場（会議室）の所在場所によって受付台設置の可否と設置位置が異なりますので、管理者までお問合せください。
備付けの備品を使用されない場合は、予約された会議室内で机を折りたたんで端に寄せるなどしてください。会議室外に撤去することはできません。なお、別の会議室を予約いただいてそちらに運び入れることが可能な場合もありますので、管理者までお問合せください。
会議室利用に伴い発生したゴミは、すべて予約者にてお持ち帰りいただきますようお願いします。持ち込みの飲食物・容器等を含め（お食事をされる場合は事前の届け出が必要です＞Q.会議室内で飲食はできますか。）、会議室内のほか京都経済センター館内のトイレや自動販売機設置場所等に放置されることがないよう、予約者において責任をもって対応いただきますようお願いします。
同一会議室を連日使用される場合、貸出時間区分が連続することを条件に、会場のレイアウトをそのままにしていただくことができます。
（例）2日連続して同一会議室を「午前・午後」とご利用いただく場合、1日目「夜間」の予約があれば貸出時間区分が連続しますので、可能となります。
会議室利用時に必要となるお荷物を事前に発送される場合は、管理者にて会議室利用日の前日に受け取ることができます。詳しくは、ホームページ「ご利用の流れ」をご覧ください。
会議終了後のお荷物の発送は、当方では取り扱っておりませんので、近隣のコンビニ店舗等をご利用ください。
お支払いについて
現金による取扱いは一切しておりません。お支払いはすべて銀行振込によりお願いします。
◇会議室料金の支払期限は、原則として使用日の10日前です。
◇予約を完了した日が使用日の10日前以降となる場合は、使用日の前日です。
◇会議室の１時間単位での使用や時間外使用、備品追加等、使用当日の申込みにより使用が行われた場合は、使用日以降、請求書発行後10日を支払期限とします。
◇会議室キャンセル料は、請求書発行後10日を支払期限とします。ただし、キャンセルが一部であり当該予約案件において引き続き会議室使用がある場合は、会議室料金の支払期限をキャンセル料の支払期限とします。
ホームページから手続きをいただく際に自動返信する「予約の確定通知メール」「備品変更の確定通知メール」等が請求書を兼ねています。また、銀行振込みをいただいた際の金融機関等の控えをもって領収証とします。これらとは別に請求書、領収書を必要とされる場合は、別途、管理者にその旨をご依頼ください。
まとめてお支払いいただくことができます。その際のお願いとしては、どの予約番号の料金をまとめ払いいただいたかが分かるよう、メールやお電話等で予約番号をご一報ください。（通常お振込みに際して予約番号を付記していただくようお願いしています。まとめ払いに際しても、可能であれば付記いただければ結構です。）
現金はお取り扱いしていません。当日に備品追加が行われた場合は、使用日以降、請求メールを送付しますので追加料金の銀行振込みをお願いします。納付期限は請求書発行後10日となります。
新型コロナウイルス感染症の拡大防止策について
次のとおり対策を講じています。
◇貸会議室エリアの出入口に手指の消毒液を設置しています。
◇会議室使用が終了する度に、清掃時に消毒液ですべての机・椅子・ドアノブ・照明スイッチの清拭を行っています。
◇備付け設備により、厚生労働省推奨の必要換気量(一人あたり毎時30㎥)を満たす換気を常時行っています。
なお、会議室ご利用の皆様におかれましては感染拡大防止にご理解、ご協力いただき、次のことを実行いただきますようお願いします。
◇発熱や風邪の症状のある場合は、会議等への参加を控えてください。
◇着用が効果的な場面でのマスク着用をお願いします。
◇人との間隔は出来るだけ確保してください。
◇適時手洗い、手指消毒等を実施してください。
京都経済センタービルは、全館、閉めきり窓の構造となっているため、窓を開けることはできませんが、法定基準を満たす換気(一人あたり毎時30㎥の換気量)を行うよう適正な装置を備え稼働させています。
その他
京都経済センタービル内の喫煙室（１階・２階・４階）は、令和５年６月から、ご利用を再開しています。再開後の運用に当たり人数制限等を実施していますので、ご理解・ご協力をお願いします。
京都経済センタービル１階の北エレベーターホールに車いすを１台備えていますので、ご自由にお使いいただくことができます。ただし、ご利用予約はできません。
3階総合受付カウンター前に有料のコピー機を設置していますので、そちらをご利用ください。なお、当ビル内で両替はできませんので小銭をご準備ください。
（コピー料金 白黒・モノカラー：10円/枚 フルカラー：50円/枚）
京都経済センタービルに有料の駐車場、駐輪場が備えられています。ただし、バイクは駐車できません。詳しくは、京都経済センターのホームページをご覧ください。
＞京都経済センター
貸会議室のある3階、4階、6階の各フロアに給湯室が2か所ずつ備えられています。いずれも各フロアに入居する団体事務所との共用設備になります。
会員制度や会員割引などの制度は設けていません。