ITを活用するためのポイントは何?
 パソコンやインターネットを活用して営業や事務の効率を上げたいのですが、具体的にどのようにすればいいでしょうか?従業員30名で、パソコンは5台あります。インターネットは1台のパソコンからだけ接続できます。電子メールアドレスは、会社で1つです。それぞれの パソコンはLAN接続されていません。また、ワードやエクセルなどのソフトは、ほぼ使うことができますが、社員が個々に勉強して自由に使っています。


    IT活用はステップ・バイ・ステップで

 ITをうまく活用するためには、次の3つのことが必要です。

@IT活用の目的をしっかりと決めること
Aパソコンなどのハードウェア機器が揃っていること
Bパソコンのソフトウェアやデータを上手く使える人材がいること
C仕事のやり方を改善すること
D社員個人の能力でなく、組織的にIT活用ができること

 これらは、自動車の活用方法に似ています。自動車を活用して営業効率を上げようとする場合、まず自動車を買う目的を決める必要があります。目的が決まれば自動車を買うことになります。もちろん、免許がないと運転できません。また、いくら免許を持っていて自動車を運転することができても、「狭い道は通れない」ということではせっかくの自動車も活きてきません。運転技術を磨く必要があります。さらに、どのような順番で得意先を回れば効率がいいかを考えないと、ガソリンのムダになってしまいます。
 IT活用も同じです。まず、パソコンやインターネット活用の目的を明確にする必要があります。例えば、現在手書きの伝票処理をパソコンで行い業務の効率化を図る、情報共有を行い経営スピードを上げるために電子メールを使う、新規顧客を獲得するためにホームページを制作するなどです。目的が決まれば、それを達成するために必要なハードウェアやソフトウェアを購入します。そして、それらを使える人間を育成します。このとき注意したいのは、社員全員を同時に教育するのではなく、情報化推進リーダー的な人材をまず育成、リーダーを中心に他の社員の育成を図る方がいいでしょう。最後に、現在の業務のムリ・ムダ・ムラを見つけ、そこを改善してからIT活用を図るべきです。しっかりとした住宅を建てるためには、まずは地ならしが必要なのです。
回答者:ITコーディネータ、中小企業診断士 坂田 岳史

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